Nabór na stanowisko: pracownik ds. obsługi kancelarii

Muzeum Miasta Łodzi z siedzibą w Łodzi ul. Ogrodowa 15 ogłasza nabór na stanowisko: pracownik ds. obsługi kancelarii

Data publikacji ogłoszenia: 20.12.2017 roku
Termin składania ofert: do 12.01.2018 roku

Warunki pracy na stanowisku:
• Rodzaj umowy – umowa o pracę na zastępstwo
• Wymiar – pełny wymiar czasu pracy
• Godziny pracy – zgodnie z harmonogramem
• Miejsce wykonywania pracy – ul. Ogrodowa 15; Łódź
• Miejsce w strukturze organizacyjnej – samodzielne stanowisko

Opis stanowiska pracy:
Do zadań wykonywanych na tym stanowisku będzie należało m.in.:
1. przyjmowanie, rejestracja, rozdział i dystrybuowanie korespondencji wpływającej do Muzeum;
2. przygotowanie do wysyłki i wysyłka korespondencji Muzeum;
3. nadzór nad procedurą postępowania z fakturami i rachunkami wpływającymi do Muzeum, do momentu przyjęcia ich do realizacji do Działu Finansowego;
4. prowadzenie centralnego rejestru umów zgodnie z obowiązującymi przepisami;
5. prowadzenie rejestru wewnętrznych aktów normatywnych;
6. udzielanie informacji i kierowanie ruchem interesantów Muzeum;
7. prowadzenie rejestru podróży służbowych pracowników Muzeum i wprowadzanie druków delegacji w obieg zgodnie z przepisami wewnętrznymi;
8. organizacja podróży służbowych Dyrektora i Zastępcy Dyrektora;
9. obsługa spotkań, narad, konferencji;
10. realizacja wniosków o udostępnienie informacji publicznej;
11. sporządzanie pism oraz materiałów bieżących i koordynacja zadań zleconych przez Dyrektora i Zastępcę Dyrektora;
12. ścisła współpraca z jednostkami i komórkami organizacyjnymi przy sporządzaniu różnego rodzaju zestawień i sprawozdań z działalności Muzeum;
13. prowadzenie rejestru zamówień publicznych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
14. wykonywanie zadań z zakresu zamówień publicznych, w tym przygotowanie wniosków  o wyrażenie zgody na udzielnie zamówienia, którego wartość nie przekracza 30. 000 Euro, zbieranie ofert itp., zgodnie z wewnętrznym regulaminem Muzeum;
15. aktualizacja bazy adresowej Muzeum;
16. obsługa centrali telefonicznej i urządzeń biurowych.

Wymagania niezbędne:
• wykształcenie średnie i doświadczenie zawodowe na stanowisku administracyjno-biurowym;
• znajomość języka obcego w stopniu komunikatywnym;
• dobra znajomość obsługi komputera (MS Office) i urządzeń biurowych,
• dobra organizacja pracy własnej i samodzielność w działaniu;
• skrupulatność i rzetelność w wykonywaniu pracy;
• wysoka kultura osobista;
• zdolności komunikacyjne i interpersonalne;
• poczucie odpowiedzialności i chęć do pracy;
• umiejętność odpowiedniego reagowania w trudnych i konfliktowych sprawach międzyludzkich

Mile widziane:
• wykształcenie wyższe (mile widziani absolwenci kierunków: zarządzania, administracji, prawa)
• doświadczenie w pracy na stanowisku administracyjno-biurowym,
• ukończone kursy archiwalne I i II stopnia,
• doświadczenie w pracy w instytucji finansów publicznych;
• znajomość ustawy Prawo Zamówień Publicznych

Rekrutacja:
Proces rekrutacji będzie dwuetapowy.
Etap pierwszy polegał będzie na przesłaniu zgłoszeń i ocenie formalnej złożonych aplikacji.
Wybrane osoby spełniające wymagania zostaną zaproszone do udziału w drugim etapie rekrutacji, który będzie polegał na rozmowie kwalifikacyjnej.

Od kandydatów oczekujemy:
W odpowiedzi na ogłoszenie kandydaci proszeni są o przedłożenie następujących dokumentów:
• list motywacyjny;
• życiorys – cv – powinien być opatrzony podpisanym oświadczeniem kandydata:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji, zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.)
• kserokopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe;
• kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie;
• kserokopie zaświadczeń o ukończonych kursach, szkoleniach itp.

Ogłoszenie jest aktualne: od dnia 20.12.2017 r. do 12.01.2018 r.

Dokumenty należy dostarczyć w kopercie z napisem: „Pracownik ds. obsługi kancelarii” osobiście lub pocztą na adres: Muzeum Miasta Łodzi ul. Ogrodowa 15 91-065 Łódź (decyduje data faktycznego wpływu do placówki) lub na adres mailowy Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć.   Oferty, które wpłyną po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane. Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr telefonu: 42/2549013.

Muzeum Miasta Łodzi skontaktuje się tylko z wybranymi kandydatami. Kandydaci zostaną powiadomieni o rozmowie kwalifikacyjnej telefonicznie.

Dokumenty kandydata wybranego w naborze i zatrudnionego Muzeum Miasta Łodzi zostaną dołączone do jego akt osobowych. Dokumenty pozostałych kandydatów będą przechowywane w kadrach Muzeum przez okres 30 dni od zakończenia procedury naboru, po tym czasie zostaną zniszczone.